Microsoft Word i Outlook od dawna oferują możliwość przeglądania statystyk „czytelności” tego, co piszesz, dzięki czemu wiesz, jak proste lub złożone jest to, co piszesz. Może to pomóc w zapewnieniu, że Twoje pismo będzie wystarczająco czytelne dla zamierzonych odbiorców.
W starszych wersjach programu Word funkcja była dostępna za jednym kliknięciem na pasku stanu. W wersjach rozpoczynających się od 2013 musisz najpierw włączyć tę funkcję, a następnie uzyskać do niej dostęp, uruchamiając sprawdzanie pisowni i gramatyki.
Sprawdzanie pisowni i gramatyki w programach Word i Outlook odbywa się w panelu sprawdzania i oferuje dość solidny sposób sprawdzania dokumentów. Istnieje kilka lepszych dodatków do sprawdzania gramatyki dla pakietu Office, ale nawet jeśli masz je włączone, nadal musisz włączyć wbudowane sprawdzanie gramatyki, aby móc korzystać ze statystyk czytelności. To, czy warto, zależy od Ciebie. A jeśli nie masz nic przeciwko aktywnemu sprawdzaniu gramatyki, ale wolisz, aby podczas pracy nie rozpraszały Cię faliste podkreślenia, zawsze możesz wyłączyć sprawdzanie pisowni i gramatyki podczas pisania.
Jak włączyć statystyki czytelności
Aby uzyskać dostęp do statystyk czytelności w programie Word, musisz najpierw włączyć tę funkcję. W programie Word kliknij kartę Plik, a następnie kliknij Opcje. W oknie Opcje wybierz kartę Sprawdzanie. Zaznacz pola wyboru „Sprawdź gramatykę z pisownią” i „Pokaż statystyki czytelności”. Po zakończeniu kliknij OK.
Proces jest podobny w Outlooku. Kliknij kartę Plik, a następnie kliknij Opcje. W oknie Opcje wybierz kartę Poczta, a następnie kliknij przycisk „Pisownia i autokorekta”.
W oknie Opcje edytora wybierz kartę Sprawdzanie. Zaznacz pola wyboru „Sprawdź gramatykę z pisownią” i „Pokaż statystyki czytelności”, a następnie kliknij przycisk OK.
Pamiętaj, że zarówno w programie Word, jak i Outlook możesz odznaczyć opcje sprawdzania błędów pisowni i gramatyki podczas pisania, jeśli uważasz, że to rozprasza.
Jak wyświetlić statystyki czytelności
Teraz, gdy masz włączone statystyki czytania, sprawdzanie wyniku czytelności dokumentu lub wybranego tekstu jest proste. Wszystko, co musisz zrobić, to sprawdzić pisownię i gramatykę. Możesz zaznaczyć określony tekst do sprawdzenia lub upewnić się, że nic nie jest zaznaczone do sprawdzenia całego dokumentu. Rozpocznij sprawdzanie pisowni i gramatyki, naciskając klawisz F7 lub klikając przycisk Sprawdzanie na pasku stanu u dołu okna.
Przeprowadź sprawdzanie pisowni i gramatyki, a kiedy skończysz, pojawi się okno Statystyki czytelności.
Okno pokazuje podstawowe statystyki, takie jak liczba słów i znaków, wraz z pewnymi średnimi, takimi jak zdania na akapit. W sekcji Czytelność zobaczysz dwa wyniki: Flesch Reading Ease i Flesch-Kincaid Grade Level. Oba wyniki są oparte na formułach, które uwzględniają średnią długość zdania (ASL) i średnią sylab na słowo (ASW).
- Łatwość czytania Flescha. Ten wynik ocenia czytelność tekstu w 100-punktowej skali, przy czym wyższe wyniki są łatwiejsze do odczytania. Wyniki od 0 do 60 są zwykle uważane za poziom absolwentów college’u i są dość trudne do odczytania. Wyniki od 60 do 80 są uważane za dość łatwe do odczytania i napisane prostym językiem angielskim. Większość profesjonalnych dokumentów mieści się w tym zakresie. Wyniki wyższe niż 80 są uważane za łatwe do odczytania dla dzieci.
- Poziom klasy Flesch-Kincaid. Ten wynik ocenia czytelność tekstu na podstawie poziomów klas szkolnych w USA. Na przykład wynik 4,0 oznacza pisanie, które może zrozumieć czwartoklasista. Większość profesjonalnych dokumentów mieści się w przedziale 7,0-11,0.
A jeśli lubisz znać matematykę kryjącą się za rzeczami, wzór używany do określania wyniku Flescha Reading Ease to:
206.835 – (1.015 x ASL) – (84.6 x ASW)
Wzór używany do określenia wyniku Flesch-Kincaid Grade Level to:
(.39 x ASL) + (11.8 x ASW) – 15.59
I to wszystko! Jest to prosta funkcja, którą można włączyć i używać, i chociaż możesz nie chcieć opierać wszystkiego, co piszesz, na wynikach czytelności, nadal mogą być przydatnym narzędziem do upewniania się, że trafiasz do właściwych odbiorców swoim tekstem.