Outlook nie jest zbyt przydatny, jeśli nie masz kontaktów. Oczywiście możesz wprowadzać adresy e-mail na bieżąco, ale jest to czasochłonne i podatne na błędy. Lepiej mieć swoje kontakty już w Outlooku, aby szybko wysłać wiadomość za pomocą kilku kliknięć.
W niedawnym artykule omówiliśmy, jak zacząć korzystać z Outlooka, a dziś chcemy to rozszerzyć o pracę z kontaktami. Twoje kontakty będą stanowić centrum Twojego doświadczenia w programie Outlook, tych, z którymi korespondujesz i jak korzystasz z aplikacji.
Jak można się spodziewać, za pomocą programu Outlook możesz zarządzać wieloma kontaktami, a skonfigurowanie książki adresowej przed rozpoczęciem korzystania z niej ma sens.
Tworzenie książki adresowej
Aby rozpocząć zarządzanie kontaktami, pierwszą rzeczą, którą chcesz zrobić, jest otwarcie trybu Osoby, aby móc zabrać się do pracy. Kontakty do książki adresowej można dodawać na kilka sposobów. Na początku prawdopodobnie zaimportujesz swoją książkę adresową z innego źródła, takiego jak poczta internetowa lub inny program pocztowy.
Uwaga: dla każdego konta e-mail, które posiadasz, będziesz mieć książkę adresową. W tej konkretnej sytuacji mamy lokalną książkę adresową dla naszego lokalnego pliku danych programu Outlook i mamy inną powiązaną z naszym kontem e-mail.
W każdym razie omówmy podstawy, aby jeśli nie masz książki adresowej do zaimportowania, możesz zacząć dodawać kontakty ręcznie. Na poniższym zrzucie ekranu widzimy fragment naszej nowej książki adresowej, która na razie jest całkowicie pusta.
Aby rozpocząć, po prostu kliknij przycisk „Nowy kontakt”, a otworzy się nowe okno kontaktu. Pierwszą rzeczą, która może wyskoczyć na ciebie, jest to, jak bardzo jest zajęty, ale nie obawiaj się, jeśli spojrzysz poza wiele funkcji na Wstążce, zobaczysz, że jest to dość standardowy, zwyczajny formularz kontaktowy.
Przejdźmy zatem do sedna i nawiążmy kontakt z How-To Geek, wpisując odpowiednie wartości. Możesz też dodać obrazek, który jest zbędny, ale nadal jest miłym akcentem do mdłej, nudnej książki adresowej.
Po zakończeniu wprowadzania kontaktu lub kontaktów możesz kliknąć „Zapisz i zamknij” lub kliknąć „Zapisz i nowy”, aby wygenerować kolejny kontakt. Zróbmy to. Mamy do wyboru stworzenie zupełnie nowego kontaktu lub nowego kontaktu dla tej samej firmy.
W takim przypadku wybierzemy tę drugą opcję, aby zaoszczędzić czas na pisanie, po czym klikniemy „Zapisz i zamknij”, aby wyświetlić nasze nowe wpisy książki adresowej.
Nieźle, mamy już dwa kontakty, które możemy wysłać e-mailem, ale to jest czasochłonne. Byłoby o wiele łatwiej, gdybyśmy mogli przenieść informacje kontaktowe z innego źródła do Outlooka.
Jeśli korzystasz z usługi poczty internetowej lub innej, Twoje kontakty najprawdopodobniej tam są i będą musiały zostać zaimportowane do programu Outlook. Jeśli chcesz wprowadzić każdy kontakt jeden po drugim, z pewnością możesz to zrobić, ale zalecamy zaimportowanie głównej listy kontaktów z Thunderbirda, Gmaila lub innej usługi poczty e-mail.
Importowanie i eksportowanie rekordów kontaktów
Niezależnie od tego, czy korzystasz z Gmaila czy Yahoo Mail!, czy też masz konto e-mail z 1997 r., które starannie prowadziłeś i utrzymywałeś, kontakty i wszystko inne, nieuchronnie może być konieczne masowe umieszczanie kontaktów w kontaktach programu Outlook.
Aby to zrobić, możesz wyeksportować kontakty z innego źródła, a następnie zaimportować je do programu Outlook. Zwykle można to łatwo osiągnąć, po prostu uzyskując dostęp do ustawień lub opcji z konta e-mail lub klienta, a następnie wybierając opcję eksportu kontaktów.
Zwykle wszystko, co musisz zrobić, to zaimportować je do programu Outlook. Jest to dość prosty proces i będzie podobny w większości aplikacji pocztowych. Zalecamy przeczytanie naszego artykułu, który wyjaśnia, jak eksportować i importować kontakty do Outlooka i na odwrót.
vCard? Co to jest wizytówka vCard?
Być może słyszałeś vCard (plik wirtualnej karty lub .VCF), być może nawet go otrzymałeś lub używasz. Wizytówki vCard to standardowy format elektronicznej wizytówki, który można wymieniać z innymi osobami, na przykład za pomocą podpisu lub załącznika wiadomości e-mail.
Niezależnie od tego istnieje kilka sposobów obsługi wizytówek vCard w programie Outlook. Najbardziej prawdopodobnym scenariuszem jest sytuacja, w której może być konieczne zaimportowanie kontaktu z lub wyeksportowanie do vCard. How-To Geek zawiera pełny opis tego procesu, który szybko przyspieszy ten proces.
Czasami możesz mieć wiele wizytówek vCard w jednym pliku vCard. Jeśli jednak spróbujesz przekonwertować ten plik, tylko pierwsza wizytówka vCard w pliku zostanie zaimportowana. Aby przezwyciężyć to ograniczenie, musisz najpierw przekonwertować go na plik .CSV, a następnie zaimportować go do programu Outlook. Zalecamy przeczytanie tego artykułu, aby uzyskać pełny opis tego procesu.
Na koniec możesz wyeksportować wszystkie kontakty do pojedynczych wizytówek vCard lub jednej głównej wizytówki vCard, jak opisano w poprzednim akapicie. Po raz kolejny mamy świetny mały samouczek, jak to zrobić, więc powinieneś być na bieżąco, jak stosunkowo łatwo wprowadzać i usuwać wizytówki vCard.
Twórz i zarządzaj grupami kontaktów
Porozmawiajmy teraz o grupach, ponieważ możliwość szybkiego wysłania wiadomości do wybranej grupy dusz zapewnia, że nie zapomnisz dołączyć nikogo i oszczędza ci wpisywania każdego imienia w polu Do:.
Aby skonfigurować grupę kontaktów, kliknij „Nowa grupa kontaktów” na Wstążce.
Po otwarciu musisz najpierw zdecydować, jak chcesz nazwać swoją grupę (tu nazywamy naszą „CES 2015”), a następnie kliknąć „Dodaj członków” i wybrać „Z kontaktów programu Outlook”. Możesz również utworzyć nowy kontakt w locie lub wybrać inną książkę adresową, na przykład jeśli chcesz dołączyć osoby z katalogu firmy.
Z listy wybieramy członków naszej grupy. Pamiętaj, że możesz wybrać członków, przytrzymując „CTRL” i klikając lewym przyciskiem każdego członka. Niezależnie od tego, kiedy chcesz dodać nowych członków, wybierz nazwę lub nazwiska i kliknij przycisk „Członkowie ->”, który doda ich do grupy.
Kiedy skończysz, kliknij „OK”.
Powrócisz do ekranu zarządzania grupą, gdzie możesz przejrzeć członków nowej grupy i wprowadzić inne zmiany. Na przykład możesz przekazać grupę jako kontakt Vcard lub Outlook, dodać notatki o grupie, wysłać wiadomość e-mail do całej grupy lub utworzyć spotkanie tylko z tymi członkami grupy.
W naszym przypadku po prostu klikniemy „Zapisz i zamknij”, aby oficjalnie utworzyć grupę i wrócić do głównego okna programu Outlook. Widzimy teraz naszą nową grupę na naszej liście kontaktów, oznaczoną ikoną grupy. Po prawej stronie możesz zobaczyć członka grupy i znajdują się ikony, do których można wykonać akcje. W tym przykładzie dostępna jest tylko ikona e-mail, a także przycisk „Edytuj”.
Należy pamiętać, że najszybszym sposobem na wysłanie wiadomości e-mail do grupy jest po prostu wpisanie jej nazwy w polu Do:, więc w tym przypadku możemy wpisać „CES 2015”, a program Outlook będzie wiedział, że należy wysłać wiadomość do wszystkich w tej grupie .
Opcje osób
Jeśli klikniesz „Plik -> Opcje”, możesz skonfigurować Outlooka na wiele sposobów w kilku różnych kategoriach.
Oto opcje twoich ludzi. W przeciwieństwie do innych kategorii w opcjach programu Outlook, opcje Osoby są nieliczne i dość łatwe do uporządkowania.
Opcje, które tu znajdziesz, pozwolą Ci zdecydować, w jaki sposób zapisywane są nazwiska, czy wyświetlać dodatkowy indeks oraz wyświetlać statusy online i zdjęcia.
Zarządzanie kontaktami programu Outlook jest dość proste, ale jak widać, możesz zrobić z nimi o wiele więcej, aby utrzymać je w należyty sposób. Jeśli masz więcej informacji w kontaktach, niż tylko imię i nazwisko oraz adres e-mail, zapewnia o wiele więcej możliwości dopełnienia programu Outlook.
To powiedziawszy, jeśli nadal wolisz używać czegoś takiego jak Gmail jako głównego dostawcy poczty e-mail, nadal możesz używać programu Outlook do zarządzania kontaktami, jednocześnie zachowując ich synchronizację z kontem Gmail.