Nie martw się, że nie masz czasu na żmudne wprowadzanie wszystkich transakcji finansowych do skomplikowanego arkusza kalkulacyjnego lub programu. System kopertowy do prowadzenia dokumentacji finansowej jest łatwy w utrzymaniu, ekonomiczny i łatwy do wdrożenia w krótkim czasie. Wszystko czego potrzebujesz to kilka kopert, gumka, długopis, ostrzałka, zakreślacz, pudełko do przechowywania, godzina na koniec miesiąca i wszystkie miesięczne rachunki.
System kopert to prosty i przyjemny sposób zapisywania, organizowania i przechowywania paragonów oraz prowadzenia rzetelnej dokumentacji finansowej.
Krok 1: Zapisz wszystkie rachunki w ciągu miesiąca
Przez cały miesiąc otrzymuj paragon za każdy dokonany zakup. Jeśli kasjer nie wręczy Ci paragonu, nie zapomnij zapytać. Dokonując zakupów online, natychmiast wydrukuj paragony. Jeśli możesz, wydrukuj je na cienkim papierze i sformatuj tak, aby przypominały kształtem i rozmiarem normalne paragony.
Trzymaj paragony w portfelu, aż zaczną się przepełniać, a następnie wrzuć je do wyznaczonej koperty w domu. Pamiętaj, aby nadać kopercie etykietę w stylu „Aktualne paragony” i przechowywać ją w bezpiecznym, łatwo dostępnym miejscu.
Krok 2: Uporządkuj rachunki na koniec miesiąca
Zanim będziesz mógł przechowywać swoje dane w uporządkowany sposób, musisz uporządkować rachunki. A zanim będziesz mógł je uporządkować, musisz indywidualnie sfinalizować każdy paragon.
Przejrzyj każdy z nich i zaznacz:
- Data
- Całkowita wydana kwota (lub zwrócona)
- Rodzaj transakcji (np. gotówka, debet, czek, karta podarunkowa)
Upewnij się, że używasz zakreślacza w jasnym kolorze, aby atrament z paragonu nadal był widoczny. Niektóre paragony mają bardzo jasny atrament, który zanika po podświetleniu. W takim przypadku po prostu zaznacz poniżej informacje w linii prostej, aby nie przenikały do informacji.
Po podświetleniu zapisz notatki bezpośrednio na paragonach zgodnie z potrzebami:
- Zanotuj koszty uzyskania przychodu, które mogą być związane z działalnością gospodarczą lub na cele charytatywne
- Zwróć uwagę na zwroty, dlaczego zostały wykonane, ile pieniędzy zostało zwróconych i nowe sumy netto
- Oznacz wszystkie rachunki, w których nie jest od razu oczywiste, gdzie dokonano zakupu, komu został dokonany lub dlaczego został dokonany
- Zanotuj wszelkie różne notatki, które pomogą Ci zachować lepszą ewidencję, być może dokonać przyszłych zwrotów, zaplanować budżet w przyszłości i być lepszym konsumentem (np. zwrócenie uwagi na to, jak skorzystanie z określonego kuponu zaoszczędziło Ci połowę, kiedy doszło do dużej wyprzedaży itp. )
Jeśli okaże się, że na danym paragonie nie ma wystarczająco dużo miejsca na sporządzenie tych notatek, zapisz je na małej kartce papieru i zszyj z tyłu odpowiedniego paragonu. Pamiętaj, aby napisać przypomnienie na samym potwierdzeniu, aby odnieść się do dodatkowych uwag na następnej stronie.
Oto, jak powinien wyglądać sfinalizowany paragon (zwróć uwagę, że jest zszywką dla innych paragonów poniżej):
Gdy skończysz robić notatki, uporządkuj partię w porządku chronologicznym i zszyj ją. Alternatywnie możesz użyć spinacza do papieru. Nie ma znaczenia, czy zamiast tego użyjesz odwrotnej kolejności chronologicznej (z najnowszymi paragonami na górze), ale cokolwiek wybierzesz — zachowaj spójność. W przeciwnym razie trudno będzie później znaleźć poszczególne paragony, gdy będziesz musiał przełączać się między dwoma różnymi systemami zamawiania.
Krok 3: Przechowuj paragony za pomocą kopert i pudełek
Po przygotowaniu miesięcznej partii paragonów umieść ją w kopercie. Być może będziesz musiał złożyć niektóre paragony, aby partia się zmieściła. Rozważ oznaczenie kolorami koperty na sezon lub miesiąc, jeśli pomoże ci to zachować porządek.
Następnie złóż kopertę (bez zaklejania jej) i odwróć ją. Użyj czarnego lub ciemnego ostrego koloru do oznaczenia koperty. Postępuj zgodnie z poniższym przykładem, z miesiącem i rokiem w lewym górnym rogu lub oznacz w sposób ułatwiający pracę.
Po zebraniu więcej niż jednego miesiąca ułóż koperty razem w kolejności chronologicznej (utrzymuj ją zgodną z kolejnością, jaką masz dla rzeczywistych paragonów). Załóż gumkę wokół pakietu.
Pod koniec roku wszystkie dokumenty finansowe zostaną zapakowane w dwanaście kopert. Przez wiele lat zbierzesz wiele pakietów.
Przechowuj pakiety kopert w pudełku. Przechowuj pudełko w bezpiecznym i łatwo dostępnym miejscu. Z biegiem czasu możesz zgromadzić wiele pudeł, które będą łatwe do układania i przechowywania. Za każdym razem, gdy będziesz potrzebować odwołać się do swoich danych finansowych, łatwo je znaleźć i uzyskać do nich dostęp.
Idealnie jest użyć atrakcyjnego wizualnie pudełka, które reprezentuje Twoje cele finansowe. Pudełko w poniższym przykładzie przedstawia wygodne krzesła na relaksującej scenie na plaży, ponieważ więcej czasu na wakacje jest jedną z miar sukcesu finansowego.
Dzięki łatwemu do wdrożenia systemowi kopert, możesz bez problemu przechowywać wszystkie swoje dokumenty finansowe w jednym miejscu. I możesz cieszyć się zabawą, używając kolorowych pisaków, zakreślaczy i kopert oraz atrakcyjnego wizualnie pudełka, które pozwoli Ci skupić się na sukcesie finansowym!