Pliki danych programu Outlook mogą z czasem stać się bardzo duże, zwłaszcza jeśli masz dużo załączników. Nawet jeśli usuniesz stare wiadomości, rozmiar pliku danych programu Outlook nie zostanie odpowiednio zmniejszony.
Twoje pliki danych programu Outlook (pliki .pst i .ost) obejmują wszystkie wiadomości e-mail (we wszystkich folderach, w tym wysłane wiadomości e-mail), kontakty, terminy kalendarza, zadania i notatki, a także powiązane z nimi pliki załączników. W miarę wysyłania i odbierania większej liczby wiadomości e-mail i załączników, dodawania kolejnych terminów do kalendarza oraz tworzenia większej liczby zadań i notatek, pliki danych programu Outlook mogą łatwo urosnąć do kilku gigabajtów. Mój to jeden gigabajt, ale to wciąż dość duży.
Nawet jeśli opróżnisz folder Elementy usunięte lub opróżnisz go automatycznie po wyjściu z Outlooka, miejsce zajmowane w pliku danych nie zostanie zwolnione. Możesz jednak odzyskać tę przestrzeń poprzez: zagęszczanie plik danych programu Outlook. Oto jak to zrobić.
Krok pierwszy: sprawdź swoje konta i usuń to, czego nie potrzebujesz
Zanim przejdziesz przez proces kompaktowania, zechcesz przejrzeć program Outlook i usunąć wszystko, czego nie potrzebujesz. Zalecamy sprawdzenie, jak duże są Twoje różne foldery, aby wiedzieć, jakie elementy zwolnią najwięcej miejsca. Pamiętaj, że oprócz wiadomości e-mail możesz także usuwać elementy kalendarza, zadań i notatek. Aby sprawdzić rozmiary folderów, wybierz Skrzynkę odbiorczą (lub dowolny inny folder) na koncie (plik danych programu Outlook), które chcesz kompaktować, i kliknij kartę „Plik”.
Na ekranie backstage kliknij „Narzędzia” i wybierz „Oczyszczanie skrzynki pocztowej” z menu rozwijanego.
W oknie dialogowym Oczyszczanie skrzynki pocztowej kliknij „Wyświetl rozmiar skrzynki pocztowej”.
Okno dialogowe Rozmiar folderu pokazuje rozmiar każdego folderu na aktualnie wybranym koncie. Przewiń i zobacz, które foldery są większe i gdzie możesz chcieć usunąć elementy. Po zakończeniu kliknij „Zamknij”.
Aby zobaczyć rozmiar folderu Elementy usunięte, kliknij „Wyświetl rozmiar elementów usuniętych”.
Nasz folder Elementy usunięte nie jest ogromny, ale i tak powinniśmy go opróżnić przed kompaktowaniem naszego pliku danych. Kliknij „Zamknij”.
Wróciłeś do okna dialogowego Oczyszczanie skrzynki pocztowej. Jeśli chcesz usunąć więcej elementów ze swojego konta, kliknij „Zamknij”, aby powrócić do swojego konta. Zaznacz dowolne wiadomości e-mail, kalendarz, zadania i notatki, których nie chcesz, i naciśnij Usuń. Możesz także nacisnąć klawisze Shift+Delete, aby trwale usunąć wybrane elementy, z pominięciem folderu Elementy usunięte.
Krok drugi: opróżnij folder elementów usuniętych
Przed kontynuowaniem będziesz także chciał opróżnić kosz lub folder „Usunięte elementy”. Jeśli w folderze Elementy usunięte nadal znajdują się elementy, istnieją dwa sposoby na opróżnienie folderu. Jednym ze sposobów jest kliknięcie „Opróżnij” w oknie dialogowym Oczyszczanie skrzynki pocztowej, jeśli nadal jest otwarte.
Wyświetlone zostanie okno dialogowe z potwierdzeniem, że chcesz trwale usunąć elementy z folderu Elementy usunięte. Kliknij „Tak”.
Jeśli okno dialogowe Oczyszczanie skrzynki pocztowej nie jest otwarte, możesz również opróżnić folder Elementy usunięte bezpośrednio na swoim koncie w okienku Poczta. Aby to zrobić, najpierw upewnij się, że okienko Poczta jest aktywne. Naciśnij klawisze Ctrl+1, aby otworzyć okienko poczty, jeśli nie jest. Następnie kliknij prawym przyciskiem myszy folder Elementy usunięte na koncie, które chcesz skompaktować, i wybierz „Opróżnij folder” z menu podręcznego. Wyświetla się to samo okno dialogowe potwierdzenia, które pokazano powyżej.
Krok trzeci: Kompaktuj plik danych programu Outlook
Po usunięciu niepotrzebnych elementów i opróżnieniu folderu Elementy usunięte nadszedł czas na kompaktowanie pliku danych programu Outlook. W głównym oknie Outlooka ponownie kliknij kartę „Plik”. Następnie upewnij się, że ekran Informacje o koncie jest aktywny. Jeśli nie, kliknij „Informacje” na liście elementów po lewej stronie. Kliknij „Ustawienia konta”, a następnie wybierz „Ustawienia konta” z menu rozwijanego.
W oknie dialogowym Ustawienia konta kliknij kartę „Pliki danych”.
Wybierz z listy plik danych programu Outlook, który chcesz skompaktować, a następnie kliknij „Ustawienia”.
Jeśli aktualnie wybrane konto jest kontem POP3 (plik .pst), zostanie wyświetlone następujące okno dialogowe. Kliknij „Kompaktuj teraz”.
W przeciwnym razie, jeśli wybrane konto jest kontem IMAP (plik ost), zobaczysz następujące okno dialogowe. Kliknij „Kompaktuj teraz”.
Podczas kompaktowania pliku danych programu Outlook wyświetlane jest następujące okno dialogowe.
Po zakończeniu procesu kompaktowania następuje powrót do okna dialogowego Plik danych programu Outlook (lub Ustawienia pliku danych programu Outlook). Kliknij „OK” lub „Anuluj”, aby je zamknąć.
Kliknij „Zamknij” w oknie dialogowym Ustawienia konta.
Nasz plik danych programu Outlook zmniejszył się z około 951 MB do około 845 MB, więc odzyskaliśmy nieco ponad 100 MB miejsca na dysku. Im większy plik danych, tym więcej miejsca prawdopodobnie odzyskasz.
Kompaktowanie plików danych programu Outlook nie tylko pomaga zaoszczędzić miejsce na dysku, ale może również poprawić wydajność programu Outlook. Duży plik danych programu Outlook może wydłużyć czas uruchamiania, pracy i zamykania programu Outlook. Dlatego okresowe kompaktowanie pliku danych programu Outlook to mądra rzecz.