Microsoft Office umożliwia szyfrowanie dokumentów pakietu Office i plików PDF, dzięki czemu nikt nie może nawet wyświetlić pliku, jeśli nie ma hasła. Nowoczesne wersje pakietu Office używają bezpiecznego szyfrowania, na którym możesz polegać — zakładając, że ustawisz silne hasło.
Poniższe instrukcje dotyczą programów Microsoft Word, PowerPoint, Excel i Access2016, ale proces powinien być podobny w innych najnowszych wersjach pakietu Office.
Jak bezpieczna jest ochrona hasłem pakietu Microsoft Office?
W przeszłości funkcje ochrony hasłem pakietu Microsoft Office zyskały złą reputację. Od Office 95 do Office 2003 schemat szyfrowania był bardzo słaby. Jeśli masz dokument chroniony hasłem za pomocą pakietu Office 2003 lub wcześniejszej wersji, hasło można łatwo i szybko ominąć za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania do łamania haseł.
W pakiecie Office 2007 firma Microsoft poważniej podeszła do kwestii bezpieczeństwa. Office 2007 przeszedł na Zaawansowany Standard Szyfrowania (AES) z kluczem 128-bitowym. Jest to powszechnie uważane za bezpieczne i oznacza, że pakiet Office używa teraz prawdziwego, silnego szyfrowania do ochrony dokumentów podczas ustawiania hasła. Przetestowaliśmy funkcję szyfrowania plików PDF i stwierdziliśmy, że używa ona również 128-bitowego szyfrowania AES w pakiecie Office 2016.
Są dwie ważne rzeczy, na które musisz uważać. Po pierwsze, bezpieczne są tylko hasła, które w pełni szyfrują dokument. Pakiet Office umożliwia również ustawienie hasła „Ogranicz edycję” pliku – teoretycznie, umożliwiając użytkownikom przeglądanie pliku, ale nie edycję go bez hasła. Tego typu hasło można łatwo złamać i usunąć, umożliwiając edycję pliku.
Ponadto szyfrowanie pakietu Office działa dobrze tylko wtedy, gdy zapisujesz w nowoczesnych formatach dokumentów, takich jak .docx. Jeśli zapiszesz w starszych formatach dokumentów, takich jak .doc, które są kompatybilne z pakietem Office 2003 i wcześniejszymi, pakiet Office użyje starszej, niezabezpieczonej wersji szyfrowania.
Ale dopóki zapisujesz swoje pliki w nowoczesnych formatach pakietu Office i używasz opcji „Szyfruj za pomocą hasła” zamiast opcji „Ogranicz edycję”, Twoje dokumenty powinny być bezpieczne.
Jak zabezpieczyć hasłem dokument pakietu Office
Aby zabezpieczyć hasłem dokument pakietu Office, najpierw otwórz go w programie Word, Excel, PowerPoint lub Access. Kliknij menu „Plik” w lewym górnym rogu ekranu. W okienku Informacje kliknij przycisk „Chroń dokument” i wybierz „Szyfruj za pomocą hasła”.
Przycisk nosi tylko nazwę „Chroń dokument” w programie Microsoft Word, ale w innych aplikacjach ma podobną nazwę. Poszukaj „Chroń skoroszyt” w programie Microsoft Excel i „Chroń prezentację” w programie Microsoft PowerPoint. W programie Microsoft Access zobaczysz po prostu przycisk „Szyfruj za pomocą hasła” na karcie Informacje. W przeciwnym razie kroki będą działać tak samo.
UWAGA: Jeśli chcesz tylko ograniczyć edycję dokumentu, możesz wybrać tutaj „Ogranicz edycję”, ale jak powiedzieliśmy, nie jest to zbyt bezpieczne i można je łatwo ominąć. Lepiej zaszyfruj cały dokument, jeśli możesz.
Wprowadź hasło, którym chcesz zaszyfrować dokument. Tutaj będziesz chciał wybrać dobre hasło. Słabe hasła można łatwo odgadnąć, łamiąc oprogramowanie, jeśli ktoś uzyska dostęp do dokumentu.
Ostrzeżenie: Stracisz dostęp do dokumentu, jeśli kiedykolwiek zapomnisz hasła, więc trzymaj go w bezpiecznym miejscu! Firma Microsoft zaleca zapisanie nazwy dokumentu i hasła oraz przechowywanie go w bezpiecznym miejscu.
Gdy dokument jest zaszyfrowany, na ekranie informacyjnym zobaczysz komunikat „Do otwarcia tego dokumentu wymagane jest hasło”.
Następnym razem, gdy otworzysz dokument, zobaczysz pole „Wprowadź hasło, aby otworzyć plik”. Jeśli nie wprowadzisz poprawnego hasła, w ogóle nie będziesz mógł wyświetlić dokumentu.
Aby usunąć ochronę hasłem z dokumentu, kliknij przycisk „Chroń dokument” i ponownie wybierz „Szyfruj za pomocą hasła”. Wprowadź puste hasło i kliknij „OK”. Office usunie hasło z dokumentu.
Jak utworzyć plik PDF chroniony hasłem?
Możesz także wyeksportować dokument pakietu Office do pliku PDF i zabezpieczyć hasłem ten plik PDF. Dokument PDF zostanie zaszyfrowany przy użyciu podanego przez Ciebie hasła. Z jakiegoś powodu działa to w programie Microsoft Word, ale nie w programie Excel.
Aby to zrobić, otwórz dokument w programie Microsoft Word, kliknij przycisk menu „Plik” i wybierz „Eksportuj”. Kliknij przycisk „Utwórz PDF/XPS”, aby wyeksportować dokument jako plik PDF.
Kliknij przycisk „Opcje” w dolnej części okna dialogowego zapisywania, które się pojawi. U dołu okna opcji włącz opcję „Zaszyfruj dokument hasłem” i kliknij „OK”.
Wprowadź hasło, którym chcesz zaszyfrować plik PDF, a następnie kliknij „OK”.
Kiedy skończysz, wprowadź nazwę pliku PDF i kliknij przycisk „Opublikuj”. Office wyeksportuje dokument do pliku PDF chronionego hasłem.
Ostrzeżenie: Nie będziesz mógł wyświetlić pliku PDF, jeśli zapomnisz hasła. Pamiętaj, aby to śledzić, w przeciwnym razie utracisz dostęp do pliku PDF.
Musisz wprowadzić hasło do pliku PDF, gdy go otworzysz. Na przykład, jeśli otworzysz plik PDF w domyślnej przeglądarce PDF Microsoft Edge – Windows 10 – zostaniesz poproszony o wprowadzenie hasła, zanim będziesz mógł je wyświetlić. Działa to również w innych czytnikach PDF.
Ta funkcja może pomóc w ochronie szczególnie poufnych dokumentów, zwłaszcza gdy przechowujesz je na dysku USB lub w usłudze przechowywania online, takiej jak Microsoft OneDrive.
Szyfrowanie całego dysku, takie jak szyfrowanie urządzenia i funkcja BitLocker na komputerze z systemem Windows lub FileVault na komputerze Mac, jest bezpieczniejsze i bezbolesniejsze, jeśli chodzi o ochronę wszystkich dokumentów na komputerze — szczególnie w przypadku kradzieży komputera.