Istnieją dwa sposoby ochrony pliku PDF: hasło właściciela i hasło użytkownika. Wyjaśnimy cel każdego z nich i pokażemy, jak zastosować je do plików PDF.
Hasło właściciela lub uprawnień umożliwia nadanie uprawnień do pliku PDF. Na przykład, jeśli nie chcesz zezwolić na drukowanie pliku PDF lub wyodrębnianie stron, możesz wybrać, na co chcesz zezwolić, a nie zezwolić i zastosować hasło właściciela do pliku PDF. Hasło Właściciela może być również nazywane Hasłem głównym. To właśnie pozwala ci zmienić te uprawnienia.
Hasło użytkownika lub Open pozwala wymagać od użytkownika wprowadzenia hasła nawet w celu wyświetlenia pliku PDF. Jeśli nie wprowadzą prawidłowego hasła, plik PDF się nie otworzy.
Istnieje kilka usług online służących do ochrony plików PDF, takich jak PDFProtect, ale jeśli chcesz dodać hasło do poufnego dokumentu, prawdopodobnie nie masz ochoty przesyłać go do usługi, której nie znasz. Dlatego w tym przewodniku skupimy się na najlepszej opcji offline.
Omówiliśmy, jak utworzyć plik PDF chroniony hasłem w programie Microsoft Word, ale to tylko dodaje hasło użytkownika. Nie ma możliwości dodania hasła właściciela. Przeprowadziliśmy pewne badania i odkryliśmy, że najlepszą opcją ochrony plików PDF w trybie offline jest bezpłatny pakiet biurowy LibreOffice. Pokażemy Ci, jak chronić dokument programu Microsoft Word lub LibreOffice Writer hasłem i jak utworzyć z dokumentu plik PDF chroniony hasłem.
UWAGA: W naszym przykładzie używamy pliku Word, ale możesz zrobić to samo z dokumentami LibreOffice Writer (pliki .odt). Możesz także otwierać pliki PDF w LibreOffice. Otwierają się one w LibreOffice Draw, nawet jeśli korzystasz z programu Writer, Calc lub Impress, ale procedura zabezpieczania ich hasłem w programie Draw jest taka sama jak w innych programach LibreOffice i jest opisana w artykule „Jak przekonwertować dokument na Plik PDF chroniony hasłem” poniżej. Konwertujesz niechroniony plik PDF na chroniony hasłem.
Jak dodać hasła otwarcia i uprawnień do dokumentu?
Zanim zaczniesz, pobierz LibreOffice i zainstaluj lub możesz pobierz wersję przenośną jeśli wolisz nie instalować LibreOffice. Otwórz LibreOffice Writer, a następnie otwórz plik Word. Kliknij strzałkę w dół na przycisku „Zapisz” na pasku narzędzi i wybierz „Zapisz jako” z menu rozwijanego.
W oknie dialogowym Zapisz jako przejdź do miejsca, w którym chcesz zapisać chroniony dokument. W naszym przykładzie zastąpimy oryginalny dokument. Jeśli chcesz zapisać chroniony dokument jako nowy plik, wprowadź inną nazwę pliku w polu „Nazwa pliku”. Aby zabezpieczyć dokument hasłem, zaznacz pole „Zapisz hasłem”. Następnie kliknij „Zapisz”.
Jeśli zastępujesz oryginalny plik, zostanie wyświetlone okno dialogowe Potwierdź zapisanie jako. Kliknij „Tak”, aby zastąpić plik.
W oknie dialogowym Ustaw hasło można określić dwa typy haseł, podobnie jak hasła użytkownika i właściciela dla plików PDF. Aby wymagać od użytkownika wprowadzenia hasła w celu wyświetlenia dokumentu (takiego jak hasło użytkownika), wpisz hasło w polu „Wprowadź hasło, aby otworzyć” oraz w polu „Potwierdź hasło” w obszarze „Hasło szyfrowania plików”. Jeśli chcesz również chronić dokument przed edycją (tak jak hasło właściciela), kliknij „Opcje” w środku okna dialogowego i wpisz hasło w polu „Wprowadź hasło, aby zezwolić na edycję” oraz w polu „Potwierdź hasło” pod Hasło do udostępniania plików.
UWAGA: Hasło do udostępniania plików działa tylko w przypadku dokumentów LibreOffice Writer, a nie dokumentów Word. Jeśli chcesz użyć hasła do udostępniania plików, zapisz dokument jako plik .odt, który jest pierwszą opcją na liście rozwijanej „Zapisz jako typ” w oknie dialogowym Zapisz jako przedstawionym powyżej.
Wprowadzenie hasła umożliwiającego edycję automatycznie powoduje otwarcie dokumentu w trybie tylko do odczytu. Jeśli chcesz domyślnie otworzyć plik w trybie tylko do odczytu bez hasła, zaznacz pole „Otwórz plik tylko do odczytu” i pozostaw pola hasła w obszarze Hasło udostępniania plików puste.
Kliknij OK”.
Jeśli zastosowałeś otwarte hasło do dokumentu, następnym razem, gdy otworzysz plik, zostaniesz poproszony o wprowadzenie otwartego hasła.
Jeśli plik jest dokumentem LibreOffice Writer (.odt) i przypisano mu hasło udostępniania plików, dokument zostanie otwarty w trybie tylko do odczytu. Aby edytować dokument, kliknij przycisk „Edytuj dokument” na żółtym pasku.
Zostaniesz poproszony o podanie hasła do udostępniania plików, aby móc modyfikować plik.
Jak przekonwertować dokument na plik PDF chroniony hasłem
Możesz także przekonwertować dokument programu Word lub dokument LibreOffice na plik PDF chroniony hasłem i zastosować do niego hasła użytkownika i właściciela. Aby to zrobić, otwórz dokument, a następnie wybierz „Eksportuj jako PDF” z menu Plik.
W oknie dialogowym Opcje PDF kliknij kartę „Zabezpieczenia”.
W obszarze Szyfrowanie plików i uprawnienia znajdują się początkowo „Nie ustawiono otwartego hasła” (hasło użytkownika) i „Brak ustawionego hasła uprawnień” (hasło właściciela). Aby ustawić te hasła, kliknij „Ustaw hasła”.
W oknie dialogowym Set Passwords, w obszarze Set open password, wprowadź dwukrotnie hasło użytkownika, które będzie wymagane do wyświetlenia pliku PDF. W obszarze Ustaw hasło uprawnień wprowadź hasło właściciela, które uniemożliwi drukowanie, edytowanie lub wyodrębnianie zawartości pliku PDF. Kliknij OK”.
UWAGA: Nie musisz używać obu haseł, ale zalecamy to dla większego bezpieczeństwa. Plik PDF z zastosowanym tylko jednym z dwóch haseł (jednym) nie jest tak bezpieczny, jak plik z zastosowanymi obydwoma hasłami. Planeta PDF wyjaśnia dlaczego dwa hasła są lepsze niż jedno podczas zabezpieczania plików PDF.
Powrócisz do okna dialogowego Opcje PDF, a stan ustawionych haseł zostanie wyświetlony poniżej przycisku Ustaw hasła. Jeśli wybrałeś ustawienie hasła dostępu (właściciela), opcje po prawej stronie okna dialogowego staną się aktywne. Jeśli nie chcesz, aby ktokolwiek drukował dokument lub wprowadzał jakiekolwiek zmiany w dokumencie, wybierz „Niedozwolone” w obszarze Drukowanie i zmiany. Jeśli chcesz tylko ograniczyć typ drukowania i zmiany, które można wprowadzić, wybierz inną opcję w obszarze Drukowanie i zmiany. Jeśli nie chcesz, aby ktokolwiek kopiował zawartość z Twojego pliku PDF, upewnij się, że pole „Włącz kopiowanie zawartości” nie jest zaznaczone. Ze względu na ułatwienia dostępu dobrze jest pozostawić zaznaczone pole „Włącz dostęp tekstowy dla narzędzi ułatwień dostępu”. Kliknij „Eksportuj”.
W oknie dialogowym „Eksportuj” przejdź do folderu, w którym chcesz zapisać plik PDF chroniony hasłem. Wprowadź nazwę pliku w polu „Nazwa pliku” i kliknij „Zapisz”.
Jeśli przypisałeś hasło otwarcia (użytkownika) do pliku PDF, zostaniesz poproszony o to hasło przy następnym otwarciu.
Zobaczysz „(ZABEZPIECZONY)” po prawej stronie nazwy pliku na pasku tytułu, wskazując, że jest to zaszyfrowany plik PDF.
Jeśli zastosowałeś hasło uprawnień (właściciela) do pliku PDF i zdecydowałeś nie zezwalać na drukowanie, zauważysz, że opcja „Drukuj” jest wyszarzona po kliknięciu karty „Plik”.
Procedury dodawania haseł otwarcia i uprawnień do dokumentu oraz konwertowania dokumentu na plik PDF chroniony hasłem są takie same w programach LibreOffice Calc, Impress i Draw.