Twórz skróty lub klawisze dostępu, aby szybko wysłać pocztę do odbiorcy

Jeśli kiedykolwiek naprawdę zajrzałeś do folderu z wysłaną pocztą, prawdopodobnie zauważyłeś trend: wysyłasz e-maile do tych samych osób w kółko! Ponieważ jesteśmy wielkimi fanami automatyzacji powtarzalnych zadań, dzisiaj przyjrzymy się, jak tworzyć skróty do automatycznego wysyłania wiadomości e-mail do określonych odbiorców.

Możesz nawet przypisać skrót klawiszowy do wysłania wiadomości e-mail do konkretnej osoby w ten sposób lub wysłać e-mailem listę osób, jeśli masz na to ochotę.

Utwórz szybki skrót e-mail

Kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu na pulpicie i wybierz z menu Nowy Skrót.

W polu lokalizacji wprowadź adres e-mail, dla którego chcesz utworzyć skrót, używając następującej składni:

mailto:adres [email protected]

Spowoduje to utworzenie skrótu do wysyłania wiadomości e-mail przy użyciu domyślnego klienta poczty. Na następnej stronie możesz nadać skrótowi nazwę, a proponuję użyć czegoś opisowego, takiego jak imię i nazwisko osoby.

Teraz mam skrót, którego mogę użyć, aby szybko otworzyć dla siebie nową wiadomość e-mail, używając mojego domyślnego klienta poczty, którym jest Outlook 2007.

Jeśli klikniesz prawym przyciskiem myszy ten skrót i wybierzesz Właściwości, możesz również dodać klawisz skrótu.

Teraz mogę po prostu użyć Ctrl + Alt + 6, gdy chcę wysłać e-mail do siebie. Jeśli chcę załączyć plik, mogę go po prostu przeciągnąć do okna (bardzo przydatne do przechowywania kopii zapasowych niektórych ważnych plików)

Możesz zapytać: Dlaczego miałbym pisać do siebie tak często, że potrzebuję skrótu? Odpowiedź jest prosta: używam mojego klienta poczty e-mail do przechowywania wielu informacji, takich jak pomysły, notatki, a czasem nawet rzeczy do zrobienia, o których muszę sobie przypomnieć.

Zaawansowana składnia poczty e-mail MailTo

Czasami chcesz zautomatyzować coś więcej niż tylko otwieranie wiadomości e-mail z już wypełnionym polem Do. Na szczęście składnia mailto akceptuje znacznie więcej parametrów niż tylko pole Do…

Każdy z tych parametrów można dodać po początkowym polu Do, przy czym pierwszy parametr wymaga znaku ? znak przed nim, a kolejne wymagające znaku &. Porada: Jeśli chcesz użyć wielu adresów e-mail w polach Do, DW lub UDW, możesz je oddzielić przecinkami.

Na przykład, gdybym chciał dodać również temat, użyłbym tego pola mailto:

mailto:[email protected]?subject=Subiektywny!

Po dodaniu tego pierwszego parametru z ? znak, może chcę dodać linię do treści wiadomości. W takim przypadku użyłbym znaku & przed drugim parametrem (w tym przypadku parametrem body):

mailto:[email protected]?subject=Subjective!&body=Niektóre teksty w treści wiadomości e-mail

Oto kolejny przykład dobrej miary:

mailto:[email protected][email protected]&subject=Neato Mogę wybrać temat&body=To jest treść wiadomości

Użycie tego przykładu jako skrótu dałoby następujące po kliknięciu skrótu:

Może to być bardzo przydatne przy tworzeniu skrótu do e-maila, który wysyłasz cały czas do tej samej osoby, na przykład „Chcesz zjeść lunch?” lub „Gdzie jest ten raport TPS?”

Zadokuj folder szybkiego wysyłania na pasku zadań

Ponieważ używam tych skrótów tak często, a mam ich całkiem sporo, utworzyłem folder o nazwie „Szybkie wysyłanie”, w którym znajdują się wszystkie skróty.

Następnie, klikając prawym przyciskiem myszy pasek zadań i wybierając Paski narzędzi Nowy pasek narzędzi i wybierając ten folder:

Teraz mam pasek narzędzi szybkiego dostępu, którego mogę użyć bezpośrednio z paska zadań, aby szybko wysłać e-mail do jednej z osób, do których dość często wysyłam e-maile.

Skrót do zapamiętania szybkiego zadania z mlekiem

Za dodatkowy kredyt: Jeśli jesteś fanem Pamiętaj o mleku Lista rzeczy do zrobienia online, możesz zajrzeć do Ustawienia Informacje i znaleźć adres e-mail skrzynki odbiorczej, który pozwoli ci utworzyć nowy element do zrobienia za pomocą specjalnego adresu e-mail.

To jedyny skrót, którego używam tak często, że w końcu przypisałem do niego również klawisz skrótu…