Niewiele udogodnień we współczesnym cyfrowym obiegu dokumentów jest tak powszechnie dostępnych, ale tak powszechnie ignorowanych (lub wręcz nadużywanych), jak funkcja poczty elektronicznej BCC. Jeśli jesteś winny nadużycia lub zaniedbywania jego mocy (i jest duża szansa, że tak), nadszedł czas, aby odpokutować, a tym samym ograniczyć spam i chronić prywatność swoich przyjaciół i rodziny.
Co to jest BCC i skąd się wzięło?
W każdym kliencie poczty e-mail znajdują się trzy przedziały adresowe: TO, CC i BCC, które oznaczają „[deliver] odpowiednio do”, „kopia kopia” i „kopia ukryta”. Te denotacje są pozostałością po świecie poprzedzającym pocztę elektroniczną: fizyczne listy i notatki.
Na przykład w notatkach biznesowych z połowy stulecia istniałby slot TO dla głównego odbiorcy, slot CC dla osób, które musiały być w kontakcie, ale które nie były głównymi odbiorcami, oraz trzeci slot, BCC, dla osoby, które również musiały być w kontakcie, ale z jakiegokolwiek powodu ich tożsamość byłaby ukrywana w notatkach rozsyłanych do odbiorców w szczelinach adresowych TO i CC.
Wraz z pojawieniem się poczty elektronicznej skopiowano te same konwencje, które stosowano w poczcie papierowej i notatkach, zarówno ze względu na znajomość, jak i dlatego, że nadal były przydatne, mimo że wiadomość nie była już fizycznie kopiowana i dostarczana.
Jeśli te konwencje istniały przez dziesięciolecia przed pojawieniem się poczty elektronicznej i nadal istniały przez następne pół wieku, to gdzie pojawiają się kłopoty? Istnieją dwie formy nadużycia BCC: pasywno-agresywne ślepe kopiowanie (złośliwa forma kłopotów) i zaniedbywanie stosowania ślepego kopiowania w celu ochrony prywatności (problem wynikający z ignorancji). Przyjrzyjmy się, jak i dlaczego unikać każdego.
Powiedz „nie” pasywno-agresywnemu kopiowaniu na ślepo
Najgorszym zastosowaniem ślepej kalki jest pasywne, agresywne usidlenie współpracownika. Tego rodzaju nadużycia BCC pojawiają się, gdy pracownicy uciekają się do korzystania z funkcji BCC jako sposobu pośredniego rzucania się na współpracowników, podlizywania się szefowi lub angażowania się w inne dysfunkcyjne porwania w miejscu pracy.
Zdjęcie dzięki uprzejmości EC Comics.
Pracownik może na przykład umieścić swojego szefa jako adresata BCC w e-mailu, który wysyła do innego pracownika, aby jego szef widział, że komunikuje się z innym pracownikiem lub że inny pracownik nie wywiązuje się z jakiegoś zobowiązania lub ostateczny termin. Ten rodzaj sekretnej komunikacji z wiewiórkami jest generalnie niemile widziany w miejscu pracy i nie zamierzamy popierać żadnego rodzaju zachowania, które rodzi małostkowe i pasywne, agresywne środowisko pracy.
Nasza jedyna rada w tej sprawie to: Przestań.
Chyba że Twój dział HR lub szef wyraźnie przyjdzie do Ciebie i poinstruuje Cię, abyś BCC swoją komunikację, powinieneś unikać praktyki.
Jeśli osoby spoza podstawowej komunikacji muszą być w pętli, nawet na wyższych szczeblach, najlepszą praktyką jest włączenie ich jako adresatów CC i powiadomienie adresatów TO, kto został uwzględniony i z jakiego powodu.
Nie tylko buduje to bardziej dojrzały dialog w miejscu pracy, ale także pomaga uniknąć szczególnie wstydliwego zdarzenia: jeśli Twój szef lub inny odbiorca BCC korzysta z funkcji odpowiedzi-wszystko, skutecznie demaskuje się i ujawnia, że był wtajemniczony w treść poprzedniego e-maila. Spróbuj wyjaśnić to współpracownikowi, przeciwko któremu spiskujesz przy dystrybutorze wody.
Na szczęście liczba osób złośliwie korzystających z funkcji BCC jest niewielka, co prowadzi nas do osób, które stanowią większość nadużyć: nieświadomych.
Przyjaciele nie kopiują przyjaciół
Jeśli większość ludzi nie używa złośliwie funkcji BCC w ramach kampanii wojny psychologicznej przeciwko swoim współpracownikom, to gdzie nas to pozostawia? Pozostawia nas z withmiliony osób, które nieświadomie zaniedbują nawet korzystanie z funkcji BCC w pierwszej kolejności.
Zdjęcie dzięki uprzejmości Denver Public Library, Western History Collection.
Dlaczego funkcja BCC jest tak ważna? Pozwala na wysłanie wiadomości e-mail do kogoś bez zobaczenia przez tę osobę wszystkich innych osób otrzymujących wiadomość e-mail, skutecznie chroniąc ich prywatne informacje. Oto przykład przekierowania wiadomości e-mail, pobrany z naszych własnych archiwów e-mail:
Każde niebieskie rozmycie na powyższym obrazie z filtrem prywatności to adres e-mail. Na liście adresatów, na których byliśmy uwzględnieni, było nie tylko ponad 40 adresów e-mail, ale w przekazanej wiadomości e-mail znajdują się dwa zestawy pozostałych bloków przesyłania dalej (patrz powyżej), które zawierają odpowiednio 13 i 8 adresów e-mail. Oznacza to, że w całej treści wiadomości e-mail znajduje się ponad 60 adresów e-mail.
Teraz możesz zadać sobie pytanie „I co z tego? Co to za różnica?” Ma to znaczenie z kilku powodów. Przede wszystkim chodzi o prostą kwestię prywatności i traktowanie z szacunkiem prywatności osób znajdujących się na Twojej liście kontaktów (przyjaciół, rodziny lub współpracowników biznesowych). Nie trzeba dodawać, że ludzie, którzy wysyłają dalej i masowo e-maile z dziesiątkami swoich przyjaciół i współpracowników, nie poświęcają czasu na osobisty kontakt z każdym z tych kilkudziesięciu odbiorców i pytanie, czy chcieliby, aby ich dane kontaktowe zostały udostępnione wszystkim innym w sieci. lista adresatów. Udostępnianie informacji kontaktowych bez zgody danej osoby jest jawnym brakiem szacunku.
Staje się to tym bardziej lekceważące i kłopotliwe, im bardziej zróżnicowany jest tłum ludzi, do których wysyłasz e-maile. Jeśli wysyłasz e-maile do dziesięciu osób z małej organizacji obywatelskiej, które już się znają, problem może być dyskusyjny. Jeśli jesteś nauczycielem i wysyłasz e-maile do dziesiątek (jeśli nie setek) uczniów z dodatkowymi materiałami, nagle dzielisz się osobistymi danymi kontaktowymi wielu osób z wieloma innymi osobami, z którymi mogą nie chcieć się dzielić .
Co gorsza, jeśli ktoś przypadkowo naciśnie „Odpowiedz wszystkim” na którykolwiek z e-maili, które wysyłasz z w pełni załadowanymi slotami TO i CC,każda osoba z pierwotnej listy odbiorców otrzymuje odpowiedź.W najlepszym razie jest to stosunkowo nieszkodliwe, ale z pewnością marnuje czas wszystkich innych, którzy otwierają wiadomość e-mail, aby zobaczyć, co nowego w dyskusji. W najgorszym przypadku, jak to już wielokrotnie zdarzało się w korporacjach na całym świecie, e-mail może żyć własnym życiem, gdy setki pracowników odpowiada, kłóci się i w inny sposób wchodzi w interakcję z wiadomością e-mail. Takie reakcje łańcuchowe mogą obejmować tysiące e-maili, a nawet wywołać wojny ogniowe (pod koniec XX wieku w Tandem Computers była jedna taka wojna ogniowa, która trwała przezlat).
Po drugie, i z bardziej praktycznej troski dla tych z was, którzy mogą mniej dbać o dobrą etykietę e-mail i ochronę prywatności swoich znajomych, tego rodzaju masowe wiadomości e-mail nieumyślnie tworzą zgrabne małe listy adresów e-mail, które mogą być zbierane przez złośliwe oprogramowanie i spamerów. Jeśli Twój adres e-mail trafi do ogromnej wiadomości przesyłanej dalej w przysłowiowym świecie, możesz mieć pewność, że gdzieś po drodze trafisz na listę spamerów. Co gorsza, jeśli jeden z użytkowników, który trafi do Twojej przekazanej wiadomości e-mail w trzewiach swojej skrzynki odbiorczej, zostanie trafiony przez złośliwe oprogramowanie, które replikuje się za pośrednictwem list kontaktów i adresów e-mail znalezionych w skrzynce odbiorczej, prawdopodobnie otrzymasz złośliwą wiadomość e-mail znaleźć drogę do Ciebie.
Mądre korzystanie z BCC
Jeśli jesteś w drugim obozie, ci, którzy ignorują funkcję BCC, prawdopodobnie zadajesz sobie pytanie, co możesz zrobić, aby uniknąć faux pas prywatności i bezpieczeństwa, który opisaliśmy powyżej. Nie martw się, gdy zdasz sobie sprawę, jak okropne jest ignorowanie funkcji BCC, staje się jasne, co musisz zrobić, aby oczyścić się z wcześniejszych kiepskich zachowań e-mailowych.
Najpierw, a przede wszystkim, zaczynasz od pytania „Czy naprawdę muszę wysłać tę wiadomość e-mail do wszystkich osób z mojej listy kontaktów? Trzydzieści z nich? Ktokolwiek z nich?” Odpowiedź na te pytania w przypadku większości e-maili brzmi: Nie. Nie, nie musisz wysyłać osobistego e-maila ani przekazywać dalej wszystkim osobom z listy kontaktów.
Po drugie, kiedyzrobić znaleźć uzasadniony powód, by wysyłać e-maile do wielu osób jednocześnie. Na przykład, gdy przechodzisz do nowego dostawcy poczty e-mail lub chcesz wysłać swój nowy adres pocztowy do setki znajomych i krewnych, jedyną właściwą rzeczą do zrobienia jest umieszczenie ich adresów w slocie BCC. Gwarantuje to, że wszystkie zło związane z masowym wysyłaniem wiadomości e-mail TO/CC zostaną wyeliminowane: adresy e-mail wszystkich odbiorców pozostają prywatne, nie ma szans na to, że bot spamujący lub złośliwe oprogramowanie na komputerze jednego odbiorcy przechwyci wiadomość e-mail innego odbiorcy oraz jeśli któryś z nich będzie musiał Ci odpowiedzieć, aby zadać pytanie lub coś podobnego, nie wyśle swojego pytania ani komentarza do każdej innej osoby.
BCC zwiększa prywatność, zwiększa bezpieczeństwo i ogranicza skrzynkę odbiorczą, przez którą muszą się przebijać Twoi znajomi i współpracownicy. Nie ma absolutnie żadnego powodu, aby unikać używania go, gdy jest to tak proste, jak umieszczanie adresów w innym gnieździe adresowym.